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        云南保會通軟件公司,26年專注財務內控管理軟件
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        保會通軟件——報表

        編輯時間:2021年08月16日 作者:九指神丐 瀏覽量:0

            報表綜述

         

        一、報表綜述

        報表就是將一些數據及說明數據的提示性文字有規律地按一定的格式編排填寫,用于披露或揭示信息的一種書面報告文件。

        人們在日常生活中,經常會遇到這樣和那樣的報表,對計算機用戶來說,更是離不開報表的處理。一般來說,報表可分成兩類,一種是臨時用的報表,一種是長期重復使用的報表。臨時用報表所反映的內容隨機性大、規律性差,一般是手工確定內容,再用計算機進行編輯處理;重復用報表一般有固定的表樣、固定的報告期、固定的編報方法、固定的反映對象,如會計使用的會計報表就屬于這一類,此類報表最適合于計算機處理。

        保會通軟件中一般都配有“通用報表模塊”,用于處理用戶的報表事務。

        wps2BE0.tmp.jpg

         

        保會通報表一般采用兩級樹型母子表結構,存放于年度數據文件中。一張報表有母表和子表組成。母表是報表的表樣(或模板),它記錄了報表的格式、填報表方法等共性內容。一張母表有一個確定的表號(表號用一個自然數來表達)和表名。子表是報表的細胞,一張報表可以有若干張子表,子表一般是用于存放報表的動態數據的??梢赃@樣說,子表是母表針對不同對象不同時期的復制品。一張子表應當有一個確定的子表號(子表號也用一個自然數來表達)。為了與其他報表的子表相區別,子表的表號前在加\”后應冠有它母表號。如“現金流量表”的表號為3,則一月份的現金流量表的子表號可用3\1”來表達、二月份的現金流量表的子表號可用“3\2”來表達,余此類推。有時為了與其他單位或其他年度的數據文件中的報表相區別,報表的表號前在加“\”后再冠于它所在的年度文件名。如:

        c:\BHTSoft\××單位\2001.cwd\3是一張母表的完整的表號。

        c:\BHTSoft\××單位\2001.cwd\3\2是一張子表的完整的表號。

        報表就是以這種兩級樹型母子表結構存放于一個年度數據文件中的,打開保會通軟件的報表模塊“文檔模板”框,就可以明確地看到這一點。

        報表的表號是報表數據存放的關鍵字、是訪問報表的鑰匙、是表間數據交流的身份識別符。因此,學習報表應當首先正確掌握報表的表號的命名規則。

         

        二、表行、表欄

        一張報表的規模大小是由表行、表欄及行高、欄寬決定的。在本系統中表行是用數字1,2,3,…,n從小到大依次表示;表欄用大寫英文字母表示,其中:AZ依次表示第1欄到第26欄,AAAZ依次表示第27欄到第52欄,BABZ依次表示第53欄到第78欄。各行還應有高度的概念,用于決定報表的長度,各欄也應有寬的概念,用于決定報表的寬度。行高、欄寬的度量單位是毫米。

        ⒈單元格及其屬性

        單元格是指報表的行欄交叉點的信息??梢哉J為單元格是報表的細胞,從這個意義上講,報表是由若干單元格按一定的順序和規律堆集而成的矩形塊。一個108欄的報表應有10×880個單元格,對單元格的描述有兩方面,一方面是內容及屬性的描述,另一方面是位置的描述。

        單元格坐標  單元格的位置是指它在報表中所處的欄的欄號及所處的行的行號,單元格的位置可以用坐標來表示,單元格的坐標形式為:

        欄號行號

        其中:欄號在前,行號在后,比如:A2表示第一欄和第二行的交叉點,即欄坐標是A,行坐標是2。

        單元格的內容應根據報表的需要來定義。

        區域是本系統中有關報表函數的參數的重要概念,弄清楚區域的概念以及區域的坐標表示法非常重要。

        區域是指給定報表的有效單元格或有效單元塊,區域可以是一個單元格,也可以是一個矩形塊,還可以是由一些有效單元格堆集而成的一個塊,還可以是由若干分散的有效單元格或塊組成。一個矩形塊是用它的左上角單元格坐標和右下角單元格坐標來表示,并用冒號:”將其連接(:”是英文字符),例如:C1:D10,B3:B21,E2:E8等。一個不規則的塊可以分解成若干個單元格和矩形塊。

        若一個區域是由若干單元格和塊組成,則必須用分號;”將它們分隔,比如:A2;B2:D10;E30是由兩個單元格A2、E30和一個矩形塊B2:D10組成的一個區域。

        ⒉單元格文本對齊方式

        單元格文本對齊方式按其方向來分,可分為水平對齊和垂直對齊兩種。

        水平對齊是指單元格的文本在水平方向(或橫向)上相對于單元格的左右邊界的輸出位置。水平對齊在一個單元格內又可分為居左、居中、居右和分散四種,在一行內兩個或兩個以上的連續單元格內又可分為跨欄居左、跨欄居中、跨欄居右和跨欄分散四種,對于跨欄對齊屬性來講,在所選擇的單元格中,只能是最左邊那個單元格的文本才具有此種屬性,其余單元格內的文本將被回避而不輸出,跨欄屬性主要是用于報表的標題(也稱報表名)的輸出處理上。

        居左  指文本靠單元格左邊界輸出,若文本的寬度小于欄寬,則右邊留空。

        居中  指文本在單元格的中間輸出,若文本的寬度小于欄寬,則兩邊留出相同的空。

        居右  指文本靠單元格右邊界輸出,若文本的寬度小于欄寬,則左邊留空。

        分散  指文本在單元格的寬度內均勻分散輸出。

        特別地,對于一個單元格,只能為其指定一種水平對齊方式,新指定的對齊方式總是取代原來的對齊方式。

        請參考水平對齊的圖解。

        wps2BF0.tmp.jpg

        垂直對齊是指單元格的文本在垂直方向(或豎向)上相對于單元格的上下邊界的輸出位置。垂直對齊在一個單元格內又可分為靠上、居中、靠下三種,在一欄內兩個或兩個以上的連續單元格內還可具跨行屬性,對于跨行屬性來講,在所選擇的單元格中,只能是最上邊那個單元格的文本才具有此種屬性,其余單元格內的文本將被回避而不輸出,跨行屬性主要是用于報表的表頭輸出處理上。

        靠上,指文本靠單元格的上邊界輸出,若文本的高度小于行高,則下邊留空。

        居中,指文本在單元格的上下方向的中間輸出,若文本的高度小于行高,則上下兩邊留出相同的空。

        靠下,指文本靠單元格的下邊界輸出,若文本的高度小于行高,則上邊留空。

        跨行,指文本在幾行的高度內上下居中輸出。

        特別地,對于一個單元格,只能為其指定一種垂直對齊方式,新指定的對齊方式總是取代原來的對齊方式。

        請參考垂直對齊的圖解。

        wps2C01.tmp.jpg

        單元格文本對齊方式的綜合圖解如下:

        wps2C12.tmp.jpg

        ⒊單元格文本字體屬性

        單元格文本字體屬性是指它的字體、字號、粗體、斜體、下劃線、刪除線以及字體顏色。

        對母表而言,單元格文本字體屬性可以指定到每一個字符或漢字,而對于子表來說,只指定到每個單元。

        字體是指選用什么樣的字體,比如,宋體、仿宋體、黑體、楷體等,只要是系統內安裝的字體都可以用,默認是宋體。

        字號是指字的小,字號愈大字也愈大。

        粗體是相對正常字體而言的,比正常字體粗四分之三倍。

        斜體是相對正常字體而言的,其形狀是向右頃斜。

        下劃線在字的下增加一條輸出線。

        刪除線在字的腰間增加一條輸出線。

        字體顏色指字體的輸出顏色,特別地,打印機必須是彩色打印機,否則字體顏色打印無效。

        ⒋單元格背景屬性

        單元格背景屬性是指它的背景色,一個單元格只能指定一種背景色,新指定的背景色總是取代原來的背景色。特別地,打印機必須是彩色打印機,否則背景顏色打印無效。

        ⒌單元格框線屬性

        單元格框線屬性是指它的各邊框線的粗細、顏色以及是否需要框線。

        ⒍單元格取數公式

        單元格取數公式是由運算符+、-、*、/”及運算優先符“( )”將常數、系統函數及用戶自定義的變量連結起來的符合代數式法則的式子,其中,在若需要計算輪次的話,可以將代表輪次的非負整數放在單格取數公式的前邊并用冒號“:”將輪次與單元格取數公式連接在一起,系統在計算報表時,若單元格取數公式中存在計算輪次,則首先計算輪次最小的,然后依次從小到大計算,若無輪次,那么系統認為輪次為0。

        報表的計算順序是按輪次→按行→按欄從小到大比的順序進行計算。

        有了單元格取數公式,則將我們的取數方式大幅度地拓廣了,如:因銷售應轉出的庫存商品的進銷差價金額,我們可以定義為:

        1.17*nd(501)*ydm(143)/yjm(135)。

        單元格取數公式是專為那些經常變動的單元格文件而設計的一種自動獲取單元格內容的表達式,單元格取數公式存放在母表文件中,但它不屬于母表的文本,它必須在取數公式編輯狀態下進行編輯。

        對于會計報表來講,單元格取數公式是報表與會計賬務處理模塊之間進行數據交流的紐帶,它將報表模塊與賬務處理模塊緊密地聯系在一起,可以很方便地將賬務處理模塊中的數據取到指定的報表中來;同時單元格取數公式也是表與表之間數據交流的橋梁,可以很容易地實現表與表之間相互取數。

        保會通函數可作如下分類:

         賬簿余額函數賬簿余額函數。

         賬簿凈額函數賬簿凈額函數。

         賬簿發生額函數賬簿發生額函數。

         憑證取數函數憑證取數函數。

         數學函數數學函數。

         報表函數報表函數。

         環境函數環境函數。

        變量  在報表模塊中,為使取數公式的書寫簡潔、易于維護,我們把那些使用頻率高的表達式用一種特殊符號來代表,這種符號就稱之為變量,變量的命名規則是:以#”開始,后跟字母或數字,字母應區分大小寫。

        如:#y,#n,#z,#A1,#3等是合法的變量。

        如:#*y,#&n,#@z,A1等是非法的變量。

        特別地:#y,#d,#z是系統為每一張報表默認的變量,最好不要挪為它用。若挪為它用,則在所有取數函數中參數都不能缺省。

        用戶可以為每個報表定義若變量,報表在新建時系統默認為它定義了如下幾個變量:

        變量名 變量值              類型 說明              

         #z      zw()       字符 默認年度文件名

         #d      dir()       字符 當前報表表號全名

         #c      col()       數值 當前報表欄

         #r      row()       數值 當前報表行

         #n      dirn(1)        數值 當前年

         #y      dirn()       數值 當前月

         #m     day(#n,#y)      數值 當前月的月末日

         #u      char(col()+row())     字符 當前單元格坐標

         #t      get(#u)       自動 當前單元格內容

         #v      char(horz())+vert() 字符 組函數當前單元格坐標

         #k      len(trim(get(#v)))=0 字符 組函數當前單元格內容為空

         ………………

        下面以變量#z為例,講述怎樣構造變量。假定當前報表是:

        c:\BHTSoft\××單位\2001.cwd\3\2

        變量#z的作用是從當前報表子表號全名中得出它所在的年度文件名,使用環境函數dir()即可達到此要求。因為:

        dir(0)  c:\BHTSoft\××單位\2001.cwd\3\2

        dir(1)  c:\BHTSoft\××單位\2001.cwd\3

        dir(2)  c:\BHTSoft\××單位\2001.cwd

        所以:#z  dir(2)。

        下面以資產負債表和損益表為例來講述單元格取數公式的定義,現假定某公司1999年度的所有一級總賬科目和部份二級科目如下:

        代碼 科目名稱  代碼 科目名稱        

        101   現金   215 應付工資

        102   銀行存款  216 應付福利費

        109   其他貨幣資金 221 應交稅金

        111   短期投資  225 應付利潤

        121   應收票據  229 其他應交款

        122   應收賬款  231 預提費用

        125   壞賬準備  251 長期借款

        126   預付賬款  261 應付債券

        127   應收出口退稅 270 遞延稅款

        128   應收補貼款  271 長期應付款

        129   其他應收款  275 專項應付款

        131   商品采購  281 住房周轉金

        135   庫存商品  301 實收資本

        143   商品進銷差價 311 資本公積

        144   商品削價準備 313 盈余公積

        145   加工商品  313-2 公益金

        147   出租商品  321 本年利潤

        149   分期收款發出商品322 利潤分配

        151   材料物資  322-1 未分配利潤

        155   包裝物   501 商品銷售收入

        157   低值易耗品  507 商品銷售折扣與折讓

        159   待難費用  511 商品銷售成本

        161   長期投資  517 經營費用

        171   固定資產  521 商品銷售稅金及附加

        175   累計折舊  531 代購代銷收入

        176   固定資產清理 541 其他業務收入

        179   在建工程  545 其他業務支出

        181   無形資產  550 所得稅

        185   遞延資產  551 管理費用

        191   待處理財產損溢 555 財務費用

        191-1 流動資產損溢 557 匯兌損益

        191-2 固定資產損溢 560 以前年度損益調整

        201   短期借款  561 投資收益

        203   應付票據  565 補貼收入

        204   應付賬款  571 營業外收入

        206   預收賬款  575 營業外支出

        211   其他應付款

        資產負債表是時點報表,即每個時點上都有資產負債表的概念?,F假定資產負債表為月報,輸出格式為賬戶式,披露金額為兩欄即年初數和期末數。其單元格取數公式定義要點如下:

        賬簿取數函數的格式如下:

        函數名(會計科目參數,報告期,年度數據文件名)

        其中,后兩個參數可從后依次缺省,缺省年度數據文件名時,系統認為是當前報表所在的年度數據文件,即變量#z的值;缺省報表期時,系統認為是當前報表的報告期,即變量#y的值。參見賬簿取數函數名分析。

        ⑴按某一總賬科目的賬簿余額填列,這種情況可用以下4個函數即可:

        期初余額 yjc(),ydc()。

        期末余額 yjm(),ydm()。

        如:應收票據 年初數yjc(121,1),期末數 yjm(121)。

            未交稅金 年初數ydc(221,1),期末數 ydm(221)。

        ⑵按幾個總賬科目的余額之和填列:

        如:貨幣資金,存貨,未分配利潤等。

        此種情況一般有三種定義方法(以貨幣資金期末為例)

        ①直接余額相加法:yjm(101)+yjm(102)+yjm(109)

        ②使用通配符“?”法:yjm(10?)這里?”可以是09中之一。

        ③使用同類分隔符“;”法:yjm(101;102;109)其中“;”為同類分隔符。

        根據

        資產=負債+所有者權益+(收入-費用)

        會計等式,“未分配利潤”建議作如下定義:

            年初數 ydc(321;322;5??,1);

            期末數 ydm(321;322;5??);

        其中321為本年利潤,322為利潤分配,5??表示所有損益類科目。

        作了以上定義可保證損益結轉前后都可生成正確的未分配利潤數。

        ⑶按照某個總賬科目的單項余額填列:

        如:遞延稅款借項(期末數) iif(yjm(270)>0,yjm(270),0)。

        如:遞延稅款貸項(期末數) iif(ydm(270)>0,0,yjm(270))。

        其中,iif()是條件取數函數,參見iif()。

        ⑷按照某幾個總賬科目各自單項余額填列:

        如:待攤費用(期末數)

        absz(yjm(159))+absz(yjm(231));

        預提費用(年初數)

        absz(ydc(159,1))+absz(ydc(231,1));

        其中,159為待攤費用,231為預提費用。

        注意以下定義方法是錯誤的:

        待攤費用(期末數) absz(yjm(159;231));

        ⑸按照某個或某幾個總賬科目各自的所屬明細科目的同向余額填列:

        如:應收賬款(期末數)tjm(122;206)

        其中:122為應收賬款,206為預收賬款。

        又如:應付賬款(期末數)tdm(126;204)

        其中:126為預付賬款,204為應付賬款。

        ⑹按某一欄連續行的金額之和填列:

        如:固定資產合計(年初數)sum(C28:C31)

                        (期末數)sum(D28:D31)

        ⑺按不連續單元格金額之和填列:

        如:資產合計(期末數)sum(D22;D24;D32;D36:D40)

        其中,sum()是求合函數,參見sum()。

        如圖是一張完整的資產負債表的單元格取數公式定義,這里分資產和負債兩頁顯示,并將表頭略去。

        wps2C22.tmp.jpg

        wps2C33.tmp.jpg

         

        損益表是期間報表,它所揭示的是公司在指定時間段內的經營情況?,F假定損益表為月報,輸出格式為多步報告式,披露金額為兩欄即本月數和本年累計數。其單元格取數公式定義要點如下:

        本月數在結轉前實際上是某些賬戶的發生凈額,所謂發生凈額就是當期借貸方發生額的差額,發生凈額有借、貸方發生凈額之分。

        借方本期發生凈額=借方本期發生額-貸方本期發生額;

        貸方本期發生凈額=貸方本期發生額-借方本期發生額。

        借方本期發生凈額用于表達費用類科目,貸方本期發生凈額用于表達收入類科目,為本系統設計了以下四個函數供用戶選用:

        fj()借方發生額,fd()貸方發生額。參見賬簿發生額函數。

        nj()借方發生凈額,nd()貸方發生凈額。參見賬簿凈額函數。

        其關系是:

        nj()fj()fd()

        nd()fd()fj()

        但是,在結轉后,損益類科目已結平,即發生凈額的值為零,故此操心益表是金額表現為從相應的損益類科目轉入本年利潤的數額,為了描述這種情況,本系統還設計了科目交易函數:tl、tlj、tldtl()、tll、tllj、tlldtll()。

        tl(本年利潤科目,費用科目)來還原已轉入本年利潤科目的費用。

        tld(收入科目,本年利潤科目)來還原已轉入本年利潤科目的收入。

        若用tll、tllj、tlldtll()函數則更全面。

        tll(本年利潤科目,費用科目)來還原已轉入本年利潤科目的費用。

        tlld(收入科目,本年利潤科目)來還原已轉入本年利潤科目的收入。

         

        將以上兩種函數合并,即可得到:

        費用函數kkj(本年利潤科目,費用科目)

        = nd(費用科目)+tll(本年利潤科目, 費用科目)

        收入函數kdkd(收入科目,本年利潤科目)

        = nd(收入科目)+tlld(收入科目,本年利潤科目)

         

        有了以上函數,我們就可以定義出損益表的各項目的金額來源公式,這種定義方法無論在結轉前或結轉后均可正確地生成損益表,現舉例如下:

        商品銷售收入(本月數)kd(501,321)

        其中:501為商品銷售收入,321為本年利潤,公式中缺省報告期參數。

        管理費用(本月數)tl(321,551)

        其中:551為管理費用。

        其他業務利潤(本月數) kd(541;545,321)

        其中:541為其他業務收入,545為其他業務支出。

        其余項目依此類推。

        對于本年累計數一欄只需要將報告期參數擴展為第一期至本期即可,為此我們首先增加定義一個變量(其目的是使公式書寫簡短)#y1,它的變量值為"1:"+#y(表示從第一期至本期),類型為字符型。這樣我們就可以定義本年累計數了。比如:

        商品銷售收入(本年累計數)kd (501,321,#y1)

        如圖是一張完整的損益表的單元格取數公式定義:

         

        wps2C34.tmp.jpg

         

        有了資產負債表和損益表的定義,用戶可以參照這兩張表的公式,去理解和掌握系統函數的意義及使用方法,然后定義出你所需要的各種報表。

        ⒎單元格審核公式

        報表(會計報表)是一些有規律的數據組成的集合,這些數據之間必然存在著這樣和那樣的內在聯系。利用這些聯系可以判斷報表數據的正確性,這就是數據審核。

        事實上,報表數據審核就是把兩個表達式的值進行某種比較,比較的結果要么正確,要么錯誤,而這兩個表達式可以是單元格取數公式的表達式或者是常數,換句話說,單元格審核公式就是由單元格取數公式組成的條件表達式。

            舉例:資產負債表(期末數):資產合計=負債及所有者權益合計。

        單元格H41的審核公式為{資產合計=負債及所有者權益合計}get(H41)=get(D41)。其中{}中的內容為進行報表審核時的提示文字。

         

            報表的頁面布局

         

        一、紙張大小設置

        紙張的大小直接影響打印輸出的效果,所以設置紙張時既要考慮報表的尺寸,又要考慮打印機。

        選取“文件”菜單中的“打印頁面設置”命令,在彈出的對話框中,用戶可以對當前報表的打印頁面進行綜合的設置??梢栽O置的內容有:紙張尺寸、頁面邊距、打印縮放比例、行分頁、欄分頁、打印順序以及多頁打印時的固定參照行和固定參照框。在預覽上面,提示的尺寸是當前報表通過打印縮放后的大小。

        wps2C54.tmp.jpg

        二、頁邊距

        頁邊距是以毫米為度量單位,但在改變時可以選擇是以毫米為單位進行改變,還是以厘米為單位進行改變。

        ⑴頁頭邊距    頁頭邊距是指頁面上邊邊緣線到文本區域首行的垂直距離,也就是打印機開始打印時的走紙長度。

        ⑵頁腳邊距    頁腳邊距是指頁面下邊邊緣線到文本區域末行的垂直距離。

        ⑶頁左邊距    頁左邊距是指頁面左邊邊緣線到文本區域左邊邊緣線的水平距離。

        ⑷頁右邊距    頁右邊距是指頁面右邊邊緣線到文本區域右邊邊緣線的水平距離。

        wps2C55.tmp.jpg

         

        三、設置分頁線

        分頁線是指當打印的文本(通過放縮后)的大小超過所設置的紙張的有效打印范圍時所采取的一種強行分頁方式(即所謂的硬分頁)。如圖所示:

        ⑴行分頁線

        行分頁線是指當打印的文本(通過放縮后)的長度超過所設置的紙張的有效打印長度時,將文本從指定行處強行分頁。

        ⑵欄分頁線    

        欄分頁線是指當打印的文本(通過放縮后)的寬度超過所設置的紙張的有效打印寬度時,將文本從指定欄處強行分頁。

        wps2C66.tmp.jpg


        第三章  制作報表的步驟

         

        一、文件結構設計

        要制作報表,首先必須根據需要構造恰當的報表結構。前已述及保會通報表是兩級樹型母子表結構,了解了這一點,我們即可制作出各種各樣的的報表來。

        報表結構實際上就是恰當地安排子表序號,使子表序號盡可能的代表子表的報告期、對象序號等要素,以便用子表表號能簡捷地得到它的源數據文件的位置及被提取數據的特征,從而滿足構造公式自動取數編制報表的需要。例如:使用軟件制作會計報表時,往往需要從已經生成的會計賬務數據中自動提取報表數據。在此種情況下,系統必須明確地知道是哪張表正在取數、向哪個數據源取數、取什么性質的數據、取什么范圍內的數據、……,以下我們講述幾種常見報表結構的構造。

        ⑴月報的文件結構:

        子表序號用實際月份數來表示,如此我們可以得到以下幾個常用取數變量的構造。

        當月報告期變量: dirn(0);

        年初至本期(用于提取本年累計數)變量:"1:dirn(0)";

        上月變量:dirn(0)-1;

        上年度數據文件變量(用于向上年度數據文件取數):

        dir(3)+"\"+str(#n-1)+str(dirt(2),4);

        上年同月子表變量(用于向上年度報表取數):

        dir(3)+"\"+str(#n-1)+str(dirt(2),4)+"\"+dirt(1)+"\"+dirt();

        ………………。

        ⑵季報的文件結構:

        子表序號用實際季度數來表示,如此我們可以得到以下幾個常用取數變量的構造。

        當季報告期變量: str(3*(#y-1)+1)+":"+str(3*#y),其中#y=dirn(0);

        年初至本期(用于提取本年累計數)變量:"1:"+str(3*#y);

        ………………。

        ⑶半年報的文件結構:

        一年有兩張子表,其中上半年子表的表號為1、下半年子表的表號為2,如此我們可以得到以下幾個常用取數變量的構造。

        當前報告期變量: str(6*(#y-1)+1)+":"+str(6*#y),其中#y=dirn(0);

        年初至本期(用于提取本年累計數)變量:"1:"+str(6*#y);

        ………………。

        ⑷年報的文件結構:

        一年僅有一張子表,子表的表號為1。

        當前報告期變量: "1:12";

        ………………。

        從以上可以看出,報表的報告期總是以月份為基本單位的。

         

        二、建立母表

        當你對要創建的報表完全規劃好后,便可以先創建母表。創建母表的方法和步驟如下:

        ⑴切換到保會通軟件的報表模塊,鼠右擊報表模板框中的“我的報表”,在彈出的右鍵菜單中點擊“新建”菜單項,此時即出現報表編輯畫面。

        ⑵選取“報表格式”菜單,并執行“增加行、欄…”命令。

        ⑶在對話框中單擊“增加行數”編輯框,輸入母表行數,單擊“增加欄數”編輯框,輸入母表欄數,然后擊“確認”。

        ⑷將鼠標指向欄號與欄號的分界處,當鼠標形狀變為wps2C76.tmp.jpg時,按下鼠標左鍵不放,左右拖動鼠標調整欄寬到你所需要的寬度,放開鼠標鍵;用此方法調整各欄的寬度。

        將鼠標指向行號與行號的分界處,當鼠標形狀變為wps2C77.tmp.jpg時,按下鼠標左鍵不放,上下拖動鼠標調整行高到你所需要的高度,放開鼠標鍵;用此方法調整各行的高度。

        ⑸在單元格內輸入母表文本內容(每個子表都都共享母表的文本)。

        ⑹保存新建母表,單擊工具條上的保存按鈕wps2C88.tmp.jpg,或按Ctrl+S或選擇執行文件菜單中的“保存”命令,在隨后彈出的“保存母表”對話框中錄入新增母表的表號及表名,單擊擊“確認”按鈕,一張新建的母表隨即被保存到您的年度數據文件之中。

        wps2C99.tmp.jpg

         

        三、建立子表

        當母表已創建好并保存之后,便可以創建子表。創建子表的方法和步驟如下:

        ⑴切換到保會通軟件的報表模塊,鼠右擊報表模板框中的指定報表母表,在彈出的右鍵菜單中點擊“新建”菜單項,此時即出現“新增子表”對話框。在該框中錄入子表表號,單擊“確認”按鈕,隨即出現報表編輯畫面。

        ⑵編輯子表或自動編制子表。

        ⑶保存子表。

        wps2C9A.tmp.jpg

         

        四、報表編輯

        報表編輯的窗口如下:

        wps2CAA.tmp.jpg

         

        報表編輯是指輸入母和子表正文、設置單元格文本屬性、輸入取數公式和審核公式。通過報表編輯使輸出的報表樣式適合自己的需要。

        母表正文(母表文本)是指在一個報表族中所有子表所共同擁有的文本,特別地,當某一單元格一經輸入了母表文本,則它的任何子表都換去了對這個單元格的操縱,該單元格只能在母表編輯狀態下進行編輯。除非在在母表編輯狀態下將該單元格的文本刪除掉,子表才具有對這個單元格的操縱權。

        子表文本是指某一子表私有的文本,組內其它報表不能擁有。子表文本一般就是由取數公式生成的數據文本。

        ㈠母表編輯。打開母表文件,單擊工具條上的 wps2CAB.tmp.jpg或選取“編輯”菜單中的“母表正文編輯狀態”,將母表置為編輯狀態,并輸入母表文本。

        ⒈表名(表頭)的處理技巧:

        ⑴在A1單元格內輸入表名。

        ⑵將表名置為選擇狀態,選取“報表格式”菜單中的“字體…”,在彈出的對話框中,從“字體”列表框中選擇你需要的字體;從“字號”列表框中選擇字型的大??;單擊特殊效果的“加粗”頁,并使“需要”項被選中,單擊“下劃線”頁,并使“需要”項被選中。你可以從預覽中看到你所做的設置結果,當你對所有設置滿意時,單擊“確認”。

        ⑶調整第1行的高度,使其適合你的需要。

        ⑷單擊行號1,使第一行置為選擇狀態,選取“報表格式”菜單中的“表線、背景色…”命令,在彈出的對話框中,依次單擊外框線的左、上、右和網格線按鈕,并依次將它們的線型設置為“無線”;單擊外框線下邊按鈕,將它的線型設置為“粗實線”,單擊線色框右邊的按鈕,將線色設置為“黑色”。

        ⑸若第一行不在選擇狀態,請再次單擊行號1,然后選擇“報表格式”菜單中的“單元格版面…”,在彈出的對話框中,將水平對齊中的“跨欄居中”設置選擇狀態。單擊“確認”返回編輯狀態,你將看到表名一行已設置好。

        ⒉設置單元格文本屬性

        將要設置屬性的字符或單元格或某一區域置為選擇狀態,然后利用工具條、對話欄或相應菜單功能設置你所需要的屬性。

        ⒊選擇的技巧

        整行或整欄的選擇。方法一,將鼠標指向開始選擇行()的行()號,然后按下鼠標左鍵不放并拖動鼠標到終止選擇行()的行()號,松開鼠標。方法二,單擊開始選擇行()的行()號,然后按下Shift鍵不放,并按光標下鍵↓直到終止選擇行()的行()號為止,松開光標下鍵↓和Shift鍵。

        連續區域的選擇。方法一,將鼠標移到要選擇區域的左上角單元格的最左邊,然后按下鼠標左鍵不放并拖動鼠標到要選擇區域的右下角單元格,松開鼠標。方法二,將光標移到要選擇區域的左上角單元格的最左邊,然后按下Shift鍵不放,并按光標鍵直到要選擇區域的右下角單元格為止,松開光標鍵和Shift鍵。

        不連續區域的選擇。利用鼠標先將要選擇的某一單元格置為選擇狀態,然后按住Shift不放,再利用鼠標將其余要選擇的單元格或區域置為選擇狀態,然后松開Shift鍵。

        特別地,一旦設置了選擇的區域,只能使用菜單、工具條、對話欄及鍵盤命令對選擇區域進行操縱,其他操作將會使設置了選擇的區域失去選擇狀態。

        ㈡子表編輯。由于子表文本的特殊性,一般不對子表文本進行直接的編輯,若需要編輯子表文件時,打開要編輯的子表文件,然后單擊工具條上的 wps2CBC.tmp.jpg或選取“編輯”菜單中的“子表正文編輯狀態”,將子表置為編輯狀態,特別地,當打開子表文件時,系統同時自動打開其母表文件,用戶應當注意當前哪個表是處于編輯狀態。

        ㈢取數公式編輯。單擊工具條上的 wps2CCC.tmp.jpg或選取“編輯/取數公式編輯狀態”菜單,將取數公式置為編輯狀態,將光標移到需要輸入取數公式的單元格內,輸入取數公式。有關取數公式請參見單元格取數公式。

        ㈣審核公式編輯。單擊工具條上的 wps2CCD.tmp.jpg或選取“編輯/審核公式編輯狀態”菜單,將審核公式置為編輯狀態,將光標移到需要輸入審核公式的單元格內,輸入審核公式。有關審核公式請參見單元格審核公式。

        ㈤設置單元格數值格式。單擊工具條上的 wps2CDE.tmp.jpg,將母表置為編輯狀態,選擇需要設置單元格數值格式的區域,然后選取“報表格式”菜單中的“單元格數值格式…”,在彈出的對話框中指定最少保留小數位數和至多保留小數位數。

         

        五、報表計算

        報表計算就是按預先定義好的單元格取數公式填充報表的具有取數公式的單元格。計算完畢,自動進入子表編輯狀態。

        報表計算有兩種方式,一種方式是對全表(即對所有具有單元格取數公式的單元格進行計算);另一種是只計算某些單元格或指定區域。對于后一種方式來說,用戶只須將所要計算的單元格或區域設置為被選擇狀態,然后再進行計算,則系統只計算被選擇的單元格或被選擇的區域。

        在進行報表計算時,應先將編輯狀態置為母表或子表或單元格取數公式,然后按功能鍵F5或單擊工具條上的 wps2CEF.tmp.jpg或選取“報表填制”菜單中的“報表計算”命令,則系統彈出編制對話框,若你對單元格取數公式的正確性還沒有完全肯定的話,那么請選擇對話框中的“在公式出錯處暫?!?,然后單擊“開始”,這樣在計算過程中若公式有錯誤,則計算就暫停下來,并在提示框內給出出錯的類型,此時用戶可以在不退出計算狀態的情況下,直接在公式框內修改公式,修改后的公式會自動保存,修改正確之后請單擊“繼續”;若對某個公式的錯誤不予理會,則可以單擊“下一個”跳過它。當計算完畢后,單擊“確認”可以查閱計算的結果,若單擊“取消”,則本次計算結果無效。

        公式錯誤類型及采取的對策:

        報表區域參數出錯:可能是區域超界或單元格坐標不正確。

        未設置默認報表:重新設置默認報表即可。

        無此報表:可能是所給報表的不存在或已被刪除、修改、移動,修改報表名參數。

        文件名參數不能多于兩個文件:刪除多余的文件名。

        取月末日函數據的年參數出錯:修改為正確的年份。

        取月末日函數的月參數出錯:修改為正確的月份。

        打開數據庫失?。核o數據文件不存在、不是保會通數據文件。檢查數據文件名參數。

        月參數出錯:修改為正確的月份。

        不能使用塊參數:將塊參數修改為單元格坐標。

        不能使用并列參數:將參數修改為一個參數。

        默認數據文件名出錯:所給數據文件不存在或不是保會通數據文件,也可能是變量#z定義不正確,修改變量#z的值。

        默認表名出錯:重新設置默認報表。

        括號出錯:修改括號,左右括號應成對出現。

        除數為零:若分母取數公式正確,則可以不理會,否則修改分母參數。

        數字出錯:修改應的數字。

        函數名或變量函數,確保所使用的變量已被正確地定義。

        函數無右括號:左右括號應成對出現。

        變量名出錯:確保所使用的變量已被正確地定義。

        函數名出錯:確保所使用的函數是本系統支持的函數。

        符號出錯:可能是將符號誤輸為中文符號(即雙字節),所有符號必須是英文字符(即單字節),修改為正確的符號。

        運算符號出錯:可能是將運算符號誤輸為中文符號(即雙字節),所有運算符必須是英文字符(即單字節),修改為正確的運算符。

        冪運算出錯:可能是冪指數太大。

        函數參數數目過少:請參考相關函數的格式及參數說明。

        函數參數數目過多:請參考相關函數的格式及參數說明。

        引號不配對:引號應成對出現,并且必須是英文字符(即單字節)。

        數據類型不匹配:可能是表達式中的數值型與字符型混合運算,刪除其中一種數據類型。

         

        六、報表審核

        報表審核就是按預先定義好的審核公式對當前報表的數據之間的勾稽關系進行審核,以驗證其合理性,并將審核結果報告給用戶。

        報表審核有兩種方式,一種方式是對全表;另一種是只審核某些單元格或指定區域。對于后一種方式來說,用戶只須將所要審核的單元格或區域設置為被選擇狀態,然后再進行審核,則系統只審核被選擇的單元格或被選擇的區域。

        若要報表審核,應先將編輯狀態置為母表或子表或審核公式,然后按功能鍵F7或單擊工具條上的wps2CFF.tmp.jpg或選取“報表填制”菜單中的“報表審核”命令,則系統彈出編制對話框,若你對審核公式的正確性還沒有完全肯定的話,那么請選擇對話框中的“在公式出錯處暫?!?,然后單擊“開始”,這樣在計算過程中若公式有錯誤,則計算就暫停下來,并在提示框內給出出錯的類型,此時用戶可以在不退出計算狀態的情況下,直接在公式框內修改公式,修改后的公式會自動保存,修改正確之后請單擊“繼續”;若對某個公式的錯誤不予理會,則可以單擊“下一個”跳過它。當審核完畢,單擊“確認”可以查閱審核的結果,若單擊“取消”,則本次審核結果無效。

        有關審核公式出錯處理參考報表計算的公式出錯處理的說明。

         

        七、報表加密

        為確保用戶自己的報表不被他人瀏覽或修改,用戶可以對自己的報表進行加密。報表加密可以分為兩種層次,一種是修改權限密碼,設置修改權限密碼可以有效地防止無密碼的操作員進行修改和編制報表,但可以瀏覽;另一種是只讀權限密碼,設置只讀權限密碼可以有效地防止無密碼的操作員進行瀏覽和操縱報表,若未設置修改權限密碼而只設置只讀權限密碼,則系統自動為用戶設置修改權限密碼,并且兩種密碼相同。

        應當指出,用戶必須對所設置的密碼有深刻的記憶,同時必須采取有效的防止自己也忘記密碼的辦法,因為一旦忘記了所設置的密碼,則將永遠無法修改或瀏覽報表。

        若需要對某報表進行密碼處理,可以選取“報表填制”菜單中的“報表加密”命令,進行輸入密碼,密碼應區分大小寫,設置好密碼之后,必須保存一次報表,設置才生效。

         

        八、報表輸出

        單擊工具條上的wps2D00.tmp.jpg或選取“文件”菜單中的“打印”命令,即可打印輸出報表。

        一般說來,在執行打印時,用戶只需要設置打印份數和打印范圍以及多行頁多欄頁打印時的打印順序,打印比例必須在打印設置或打印頁面設置中進行設置,打印設置與打印的區別是:前者只設置而不打印,而后者是設置之后確認時必須系統即立執行打印。

        打印報表前使用“打印預覽”功能預覽打印效果。

         

            報表匯總

         

        一、報表匯總的概念

        報表匯總是將若干張同格式的報表的對應的數值型單元格數據相加后生成一張新的報表。在報表匯總中被匯總的報表稱為源報表,匯總后生成的新報表稱為目標報表。

        在報表匯總中,被匯總的源報表應該具有相同的格式。也就是說,無論各源報表所在位置如何,它們應該具有相同的行數和欄數,并且對應單元格的數據類型應當一致。

        特別地,當進行報表匯總時,用戶可以選擇是否先清空目標報表的數據,若沒有選擇清空目標報表時,匯總時系統在原來目標報表已有的數據的基礎上進行數據疊加。系統默認是清空目標報表。

         

        二、報表匯總操作

        打開目標報表子表,點擊報表編制/報表匯總菜單項(或點擊工具條按鈕wps2D11.tmp.jpg、或按F8鍵),調出報表匯總對話框。

         

        wps2D12.tmp.jpg

         

        ⑵源報表

        報表匯總”對話框中有中央有一個在的矩形編輯框,一打開報表匯總”對話框,此編輯框處于“編輯源報表生成程序”狀態,在此框中編輯源報表生成程序。

        “源報表生成程序”由若干指令片段組成。每一個指令片段由“開始”起,“結束”止。在“開始”和 “結束”之間,可對待匯總源報表進行描述,這種描述應由五部份組成,即描述五個要素,每個要素的描述由一個先導詞在前引導,四個要素的五個先導詞為“文件”、“賬套位置”、“年度”、“母表號”和“子表號”。

        “文件”后請輸入文件類型標識詞,不輸入表示當前數據文件類型。

        賬套位置為空時表示當前賬套,當然也可以用分號;”和冒號“:”來枚舉賬套位置。

        如:0001:0010;0014;0016:0020

        年度為空時表示當前年度,當然也可以用分號 ;”和冒號“:”來枚舉年度。

        如:1992:1998;2000;2002:2004

        母表號為空時表示當前母表,當然也可以用分號;”和冒號“:”來枚舉母表號。

        如:1:10;14;16:20

        子表號為空時表示當前子表,可以用分號;”來枚舉子表號。子表號中若需使用當前子表號,則以“.”代之;若使用當前子表號的當前級序號,則可以用變量“#xh”表示之。子表號中可以使用“?(_)”,“*(%)”兩個通配符,甚至于還可以使用數據庫所支持的函數(子表號字段名為“sSunNo”)。

        如:.\*”表示當前子表下的所有子表。

        如:.\?”表示當前子表的下一級個位數子表。

        如:.\??”表示當前子表的下一級雙位數子表。

        如:.\?;.\??”表示當前子表的下一級單、雙位數子表。

        如果某表一級子表按單位設置,二級子表按月份設置。一級子表中,表號199為參與匯總的單位,100為匯總表的表號,則可用?\#xh;??\#xh”表示某月參與匯總的各單位報表。

        一行中雙斜杠//”后面的內容為注釋也可以用“/*”和“*/”來注釋

        wps2D23.tmp.jpg★注:冒號“:”表示從多少起至多少止。

        “源報表生成程序”編輯完后,按“用源報表程序生成源報表”按鈕,系統立即了用“源報表生成程序”生成參與匯總的源報表。編輯框狀態處于“編輯參與匯總的源報表”狀態。

        當編輯框處于“編輯參與匯總的源報表”狀態時,在這里可編輯參與匯總的源報表,源報表每個報表一行,一般情況用源報表生成程序生成,對于那些無規律的報表,可在這里編輯加入。

        ⑶待匯總源報表選擇完畢,可視需要調整目標表的縮小倍數,小數點后的數據位。

        ⑷選擇在匯時是否清空目標表,清空目標表的意思是說目標表不參與匯總。

        ⑸單擊“確認”按鈕,即可執行報表匯總。報表匯總完畢后,匯總數據被置于目標表中。

         

        三、報表數據的傳遞

        年度數據文件轉移法

        保會通報表一般存放于年度數據文件之中,因此當年度數據文件轉移時,里面的所有報表也隨之轉移。但一般不采用這種方式來實施報表數據傳遞。

        ⑵獨立報表文件法

        保會通軟件提供以文件形式來保存通報表,即是說以文件形式存放的保會通報表文件在Windows資源管理器是下可見的文件,因而可使用Windows所支持的各種文件傳遞方式處理報表文件的傳遞。有關以文件形式保存保會通報表的內容請閱讀以后的有關章節。在報表文件傳遞過程中應注意以下幾點:

        ①用網絡或通訊方式傳遞報表文件,一般由報入單位直接通過網絡將報出單位的報表子表文件從報出單位的計算機復制到報入單位的計算機中的指定報表文件夾下,并修改其文件名以符合報入單位的文件命名規則。

        ②用中間介質(如軟盤)傳遞報表文件時,報出單位應將每種表的文件結構復制在介質上,以便報入單位識別各種報表或閱讀報入報表。

        如某報出單位的資產負債表的母表為:c:\sm\sm\bb\bb1.BHT,當該單位用軟盤報出20003月份報表時,建議用戶如下將數據復制到軟盤上:

        c:\sm\sm\bb\bb1.BHT       A:\bb1.BHT

        c:\sm\sm\bb\bb1\2000\3.BSJA:\bb1\2000\3.BSJ。

        報入單位接到報入軟盤后將軟盤上的子表文件復制到報入單位的報表族中。

        ⑶數據卸載法

        使用報表模板框右鍵菜單的“導出報表”、“載入報表”功能可實現成批導出報表和載入報表。

         

        四、報表數據審核

        報入單位應根據每種報表的勾稽關系定義相應的報表數據審核公式,每接受一個單位的報表數據就用軟件提供的審核功能審核一家的報表。有關審核公式請參見單元格審核公式。

         

        五、目標報表的縮放與精度

        本系統提供匯總后的目標報表的數據縮放,縮是指數據縮小,放是指數據單位放大。比如將單位為元的金額型的源報表匯總為單位為千元的報表。本系統提供數據縮小倍數分別為:不縮小、十倍、一百倍、一千倍、一萬倍、十萬倍、百萬倍、千萬倍。

        目標報表的精度是指匯總后的目標報表的數據的要保留有效小數位數,保留有效小數位數分別為:0位、1位、2位、3位、4位、5位、6位,其中,0位表示不保留小數點位數。

         

        六、目標報表的數據調整

        匯總產生目標報表后,可以對報表數據進行再處理(如有必要的話),如由于縮小倍數四舍五入后,合計數不符。用戶可以定義相應報表公式自動調整報表數據。


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